1- Mission
Placé sous l’autorité du Responsable Administratif et Financier, le titulaire du poste  a pour mission de conduire et entretenir le véhicule du Bureau Régional Afrique de l’Ouest de l’ONG, d’assurer la logistique et  l’approvisionnement du Bureau Régional et du Bureau National de ladite ONG.

2- Principales Responsabilités
Les responsabilités du/de la titulaire du poste sont subdivisées en trois parties :

Conduite, entretien et sécurité du parc automobile

• Conduire toute personne dans le cadre du travail sur instruction de son responsable hiérarchique ;
• Utiliser la moto du Bureau Régional dans le cadre de certains déplacements urbains liés à l’exercice de sa fonction, conformément au planning défini avec son responsable hiérarchique ;
• Transporter les biens adaptés à la nature et la catégorie du véhicule du Directeur ;
• Assurer le suivi du nettoyage du parc automobile des deux entités de l’ONG ;
• Assister et suivre toutes les révisions et réparations effectuées sur les véhicules des deux entités de l’ONG ;
• Assurer chaque semaine les vérifications d’usage concernant le suivi/entretien du parc : le niveau d’huile, d’eau dans le radiateur et d’acide dans la batterie des véhicules des deux entités;
• Assurer les révisions générales, les vidanges des véhicules et les visites techniques ;
• Assurer l’établissement du  rapport de garage à la fin de chaque intervention mécanique ;
• Assurer la tenue à jour des cahiers de bord;
• Assurer les contrôles d’usage, de pression pneumatique, usure des freins, etc. ;
• Gérer les plannings de déplacement des véhicules.

Achats et Approvisionnements pour les deux entités (Bureau Régional et Bureau National)

• Prospecter le marchés pour recueillir les prix d’achat des matériels, fournitures et marchandises ;
• Etablir les fiches de choix des fournisseurs ;
• Etablir les tableaux comparatifs des prix d’achat ;
• Préparer les éléments pour l’établissement des Bons de Commande ;
• Etablir les bons de commande ;
• Traiter et suivre les dossiers d’exonération ;
• Recevoir et traiter les demandes d’achat en cours et exécutées et organiser leurs classements ;
• Rechercher les prestataires de services ;
• Suivre l’exécution des Bons de commandes ;
• Gérer le fichier des fournisseurs ;
• Organiser le classement de tous les documents d’achat.

Logistique

• Procéder aux réservations et aux achats des billets d’avions au niveau des deux entités ;
• Organiser la logistique des ateliers et ou des réunions ;
• Assurer le suivi des dossiers de demande d’exonération ;
• Retirer les colis à la poste ;
• Faire les formalités de transit ;
• Assurer les retraits de fonds, chéquiers, chèques certifiés ;
• Assurer les paiements mensuels de factures (électricité, téléphone, déclaration aux services de sécurité sociale et des impôts …) ;
• Constater l’effectivité des prestations (réception) ;
• Suivre l’entretien et la réparation des appareils électriques (climatiseurs, splits, copieurs, …) ;
• Suivre l’entretien des bureaux (travaux de la ménagère) ;
• Assurer la distribution des courriers administratifs ;
• Organiser la réalisation des photocopies importantes pour les services ;
• Participer aux inventaires des immobilisations et aux opérations de reforme ;
• Assurer l’entretien, le suivi et l’approvisionnement en carburant du groupe électrogène ;

3- Profil

• Expérience d’au moins deux années à un poste similaire de préférence dans une organisation à dimension internationale ;
• Familiarité avec les formalités de transit ;
• Maîtrise de l’utilisation de l’outil informatique (Excel, World…) ;
• Organisé et méthodique ;
• Débrouillard ;
• Forte aptitude à travailler en équipe et à assurer la coordination de la logistique de plusieurs entités ;
• Niveau de disponibilité élevé ;
• Bon niveau de français écrit et oral ;
• Niveau : BAC ou tout autre diplôme équivalent.