I. Mission

Rattachée à la Présidence du Groupe, l’Assistante organise et coordonne pour le Président et son Conseiller, la transmission, la rédaction et la gestion des informations, à savoir :

• Frappe, saisit et présente des notes et des documents, généralement à caractère confidentiel ;
• Traite, exploite, suit l’ensemble des informations de la Présidence ; 
• Réceptionne le courrier et organise les rendez-vous, reçoit et filtre les communications téléphoniques, établit de façon générale, un contact direct entre la Présidence et l’extérieur ;
• Gère de façon rationnelle, l’agenda de la Présidence.

II. Principales responsabilités et attributions

La titulaire du poste :

• Est chargée de la réception et de l’orientation des visiteurs du Président et de son Conseiller ;
• Assure la rédaction, la gestion du courrier et son classement ;
• Prépare, structure et classe les dossiers nécessaires aux prises de décisions au sein du Groupe ;
• Organise et coordonne la transmission des informations entre la Présidence et les autres structures du Groupe ;
• Assure l’archivage des documents et les met à la disposition des demandeurs et utilisateurs potentiels ;
• Réalise dans le cadre du service, les prestations courantes qui lui sont demandées par la Présidence ;
• Peut être amenée à exécuter toutes tâches relevant de ses compétences à savoir:

1. Rassembler, mettre en forme (tableaux de bord, graphiques) les différents travaux de secrétariat et les informations financières et administratives;
2. Assurer à la demande hiérarchique, la totalité du traitement d’informations particulières (frappe, mémorisation sur ordinateur, diffusion, etc.).
3. Rédiger des notes ou correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites ;
4. Réceptionner le courrier et les appels téléphoniques, en assurer le filtrage et la transmission ;
5. Gérer matériellement les contacts de la Présidence (prise de rendez-vous, organisation de réunions, déplacements, etc.).

III. Profil
Formation et Expérience

• Formation de niveau BAC + 4, avec un cursus préalable en Assistanat de Direction
• Avoir  un savoir faire enrichi d’une expérience de 10 années à des postes similaires

Compétences

• Vous utilisez la micro-informatique P.C, les logiciels Windows, et maîtrisez spécifiquement la suite Microsoft Office (Word,   Excel,  Access, Powerpoint)
• Très bonnes capacités rédactionnelles
• Parfaite expression orale en français
• Bon niveau écrit et oral en anglais Indispensable.

Aptitudes individuelles

• Ouverture d’esprit,  cultivée et capable de s’adapter et de gérer des interlocuteurs de haut niveau
• Exceptionnel sens de l’organisation et rigueur professionnelle
• Diligence  et capacité d’adaptation à un rythme et à des méthodes de travail spécifiques
• Capacité d’hiérarchisation des priorités et urgences des demandes 
• Capacité à prendre des initiatives et d’anticiper pour faciliter le fonctionnement de la Présidence 
• Ethique et respect sans faille de la confidentialité des informations traitées ou communiquées
• Excellente présentation
• Excellentes qualités relationnelles
• Capacité à travailler sous pression
• Flexibilité